Das nebenstehende Schema gibt Ihnen eine erste Übersicht über die Abwicklung von Verträgen der Auftragsforschung und nennt die jeweiligen Ansprechpartner. Eine detaillierte Beschreibung der Abläufe (Vertragsprüfung, Drittmittelanzeige, Vollkostenkalkulation, Mittelabforderung, Vertragsbeendigung, etc.) haben wir für Sie in folgendem Dokument zusammengestellt. Die zur Projekteinreichung notwendigen Unterlagen erhalten Sie im weiteren Verlauf der Seite.

Zum Abrufen der Dokumente benötigt man einen Rechner innerhalb des Datennetzes der Medizinischen Fakultät.

Vertragsentwürfe für Klinische Studien und Forschungsverträge werden zwischen den Vertragspartnern erarbeitet. Wir empfehlen hierfür die Verwendung der folgenden Musterverträge. Diese sollen zur Orientierung beim Abschluss von Vereinbarungen mit der Industrie dienen. Die Verträge haben keinerlei Einfluss auf den Forschungsinhalt, sondern sollen nur die Rechte und Pflichten regeln. Sie dienen damit auch dem Schutz des Projektverantwortlichen vor eventuellen Forderungen aus vertraglich vereinbarter Drittmitteltätigkeit.

• Mustervertrag Auftragsforschung
• Mustervertrag Kooperation
• Muster Werkvertrag (incl. Grundsätze zum Abschluss von Werkverträgen)
• Fragebogen zur Prüfung der Scheinselbständigkeit bei Abschluss von Werkverträgen
• Verpflichtungserklärung für am Forschungsvorhaben Beteiligte

Für den Abschluss von internationalen Universitätsverträgen und Fakultätsverträgen hält die MLU neue Mustertexte auf Deutsch und Englisch vor, ebenso für den Abschluss eines Memorandum of Understanding (MoU; nur Englisch). Sie finden diese Mustertexte hier. Außerdem finden Sie dort eine Handreichung, die Ihnen das universitätsinterne Verfahren für den Abschluss internationaler Universitäts- und Fakultätsverträge erläutert und eine Checkliste der einzureichenden Unterlagen enthält. Das International Office unterstützt und berät gern zu Fragen betreffend internationale Verträge.

Die beabsichtigte Durchführung von Forschungsprojekten wird dem Prodekanat Forschung mittels Formular "Anzeige eines Drittmittelprojektes" angezeigt.

• Anzeigeformular

Die Trennungsrechnung/Vollkostenkalkulation ist eine Vorgabe der EU und ist seit dem 01.01.2009 verpflichtend. "Auftragsforschung" ist ein Begriff aus dem Steuerrecht und keine inhaltliche Bewertung der Forschung. Weitere Erläuterungen zur Vollkostenkalkulation erhalten Sie in der u.g. Präsentation.

ACHTUNG: Das Kalkulationsschema darf nur intern verwendet werden und NICHT dem Vertragspartner zur Verfügung gestellt werden.

• Kalkulationsschema (nur intern verwenden)
• Bedienungsanleitung zum Kalkulationsschema für wirtschaftliche Projekte aus dem Hochschulbereich
• Checkliste VKK
• Präsentation zur Schulung "Vollkostenrechnung"
• Nebenrechnungsschema

Hinweis: Bei fallbezogener Vergütung ist pro Patient und zzgl. (patientenzahlunabhängiger) Initiierungskosten zu kalkulieren.

Bei Auftragsforschung muss die kostendeckende Finanzierung nachgewiesen werden (VKK), da eine Subventionierung aus L&F-Mitteln haushaltsrechtlich verboten ist (Trennungsgebot). Werden vom Auftraggeber weniger Mittel zur Verfügung gestellt, kann entweder an der Studie nicht teilgenommen werden oder es erfolgt ein Ausgleich der Finanzierungslücke. Folgende Varianten sind möglich:

1. Der Ausgleich erfolgt aus Gewinnen, die aus Studien derselben Einrichtung resultieren. Diese „Ausgleichstudien“ sind direkt an die Drittmittelabteilung zu melden. Hier erfolgt nach Prüfung der Mittelverfügbarkeit die Freigabe der unterfinanzierten Studie.
2. Besteht diese Möglichkeit nicht, kann der Ausgleich aus dem BgA Auftragsforschung erfolgen. Dazu werden die im Prodekanat Forschung eingegangenen Anträge gesammelt und jeweils zum Ende des laufenden Quartals in einer Entscheidungsrunde bewertet und priorisiert. Auf dieser Basis wird die Entscheidung über die Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags gefällt. Da in diesem Fall die Allgemeinheit (Solidarmittel) die Kosten trägt, sind Studien, die auf diese Art ermöglicht werden, nicht mehr LOM-fähig.